Penanganan Surat Masuk Sistem Buku Agenda

Penanganan Surat Sistem Buku Agenda

Penanganan surat sistem buku agenda adalah, sistem pengurusan surat menggunakan buku agenda dalam pencatatan surat masuk maupun surat keluarnya. Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris.

surat sistem buku agenda

Buku agenda ada 3 macam;

• Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman.
• Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.
• Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri.

Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda yaitu:

• Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar selama satu tahun. Disebut juga buku agenda keluar. Petugasnya disebut verbalis.
• Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai tanda terima surat. Petugasnya disebut ekspeditor.
• Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor urutnya masing-masing.
• Disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan
• Blanko konsep, yaitu blanko/formulir yang dipergunakan khusus untuk membuat konsep surat.
• Blanko surat, yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah tercetak untuk membuat surat yang akan dikirimkan.
• Taklik, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung jawab meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh pimpinan.
• Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk setelah dicatat pada buku agenda dan diisi menurut isian yang diperoleh dari buku agenda tersebut.

Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut:

Penerimaan Surat
Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depan kantor atau front office, seperti satpam dan resepsionis (receptionist). Bahkan ada di perusahaan yang kecil penanganan suratnya dilakukan oleh resepsionis juga. Kegiatannya mulai dari menerima sampai penyimpanan arsip, Karena tempat mereka memang ada di pintu masuk suatu kantor, maka apabila ada surat yang masuk, baik yang diantar oleh petugas pos maupun oleh seorang kurir, merekalah yang sering kali menerima surat.

Tugas penerima surat adalah:

1. mengumpulkan setiap surat yang masuk,
2. meneliti ketepatan alamat
3. menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima. Jangan sampai ada surat yang salah alamat. jika alamat tidak tepat, maka surat itu harus dikembalikan kepada petugas pos atau kurir. Tetapi jika sudah tepat maka surat itu harus diberikan kepada petugas di bagian tata usaha atau bagian administrasi.

Penyortiran Surat
Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. jika surat itu untuk perseorangan dan menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus diproses lebih lanjut.

Pencatatan Surat
Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan. Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan, dan tahun. Juga memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan.

Berikut tampilan buku agenda tunggal yang digunakan diperusahaan:

format buku agenda tunggal

Setelah dicatat selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat. Kemudian petugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya dari surat tersebut.

Berikut Format lembar disposisinya:

lembar disposisi

Pengarahan Surat
Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut.

Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.

Penyampaian Surat
Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lembar disposisi, maka surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada orang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika orang yang dimaksud tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap orang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut diberikan kepada orang yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di buku ekspedisi intern.

Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu:

1. Buku ekspedisi intern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman, distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.
2. Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar organisasi/perusahaan.

Penyimpanan Surat
Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad. sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.


Html : http://anugerahdino.blogspot.com/2014/03/penanganan-surat-sistem-buku-agenda.html

Report Handling Incoming Letters

A.    Background

Vocational High School has the view that the learning in the classroom is not enough or is not maximize for the student’s knowledge. For that, the school needs to conduct activities outside the school, such as Internships, On the Job Training, ect, for the students to know and feel the real situation in a company. Equipped with knowledge and technology of the school will allow students to carry out an Internships or On the Job Training.

Handling incoming letters is all activities carried out since the receipt of incoming letters, completion until the letter is stored. Letter has important part of the company growing. Because letter is one of the communication ways to contact one company to other. But now a days the good growing of technology replace the existence of the letter. Letters can be replaced by telephone, telegraph, radio, or even just online (internet). These media have their advantages, It can be faster than letters, but letters also have their own advantages to give  information to others. That letters can give information more detail and can use as an authentic prove.

Dinas Kebersihan dan Pertamanan (DKP) Surakarta helps the students of SMK N 6 Surakarta to do the work procedure in the field. One of them is about doing the communication by letter. Many works done at DKP office, for example : fill the agenda’s book, control card, etc. In DKP, the writer can get a lot of experiences and knowledge of the work in a real field. In the other side the writer also can compare the world of the real work and the training which the writer learn in her education.

The writer hopes that after doing the On The Job Training the students can do the work which is already given at school and also in the OJT correctly and do it with high responsibility. Beside that the writer also hope that the students can straight go to work after the students graduate from SMK N 6 Surakarta. Moreover after the writer also hopes that all the students can bring the good name of their school after their go to the work place.

B.     Objectives

On the Job Training has purposes to:

1.      Introduce the students about the work world

2.      Practice handling letter theory in to the activities of the work world

3.      Improve discipline in the world of work

4.      Prepare qualified employee

5.      Enhance student’s skill on the field of knowledge, attitude, and skill in accordance with agency demands

6.      Increase knowledge and experience

A.    Time And Place

The implementation of the On the Job Training had been done on 1^st March until 25^th April 2013, and the work hour was at 08.30 A.M. until 04.00 P.M. except on Friday and holiday on Saturday.

The writer had On the Job Training in Dinas Kebersihan & Pertamanan Kota Surakarta, or commonly known as with DKP Kota Surkarta. The located of Dinas Kebersihan & Pertamanan  Kota Surakarta in Menteri Supeno street No.10,  Surakarta.

B.     Materials and Equipments

The Materials to do On the Job Training were:

1.      Incoming letter

2.      Agenda’s book and Control sheet of incoming letter

3.      Deposition sheet

4.      Pen

The Equipments to do On the Job Training were:

1.      Photocopy machine

2.      Fax-mile

3.      Snail hector

4.      Stapler

5.      Stamp

6.      Perforator

C.    Theoretical Review

1.      Handling letters is letters processing activities that began with the receipt of incoming letters, then the solution until the letter is stored. http://fhittriana.blogspot.com/2012/11/penanganan-surat-masuk-sistem-buku.html

2.      According to Ida Nuraida, SE. (76, 2008) Modul Manajemen Adm.Perkantoran : Incoming letters is incoming letters into a company or the company in a good part coming from another company or from another part of the same company. Incoming mail can thus originate from the external and internal sides of the company.

3.      According to Drs. Sutrisno, ct an (44-48, 2007) Modul Melakukan prosedur Administrasi perkantoran : Procedure how to handle company’s document, includes :

·         The flow of procedure incoming letters system Agenda.

·         The flow of procedure incoming letters system control sheet.

·         The flow of procedure outgoing letters.

·         The flow of handling documents in addition to manuscript letters.

D.   Scheme of Work

Writing

Accepting and sorting

Making Disposition

Giving to head of mutation department

Processing

Archiving

 

E.     Motion of Work

              During the Job Training in Dinas Kebersihan & Pertamanan Kota Surakarta. I work on handling incoming letter, there are many to do it. There are :

1.    Acceptance and sorting

We do accepted and sorting where there is incoming letter, that letter will be accepted by secretary department and usually the secretary will be filling expedition’s book. After that had sorted based on important record, useful record and unimportant record.

2.    Writing

Writing in agenda’s book and control sheet. The incoming letter which accepted will be written in agenda’s book and control sheet. The matters are filled :

·      Number of agenda

·      Date to write

·      Letter source

·      Day, time and letter’s number

·      The summary of letter

·      Notifications

3.    Disposition

After it’s written in agenda’s book and control sheet the incoming letter had to be inserted a disposition sheet.

4.    Given to head of mutation department

The incoming letter will give to head of mutation department to get and signature and instruction form the Head of mutation for handling the letter.

5.    Processing

After getting instruction of head of mutation department, and then given to employee that’s responsible for it.

6.      Archiving

Last Procedure, the incoming letter is archived that suitable with archives code. In order to when be needed can be found with easy.

F.        Result

The result of handling incoming letter are as follow :

•      DKP at Surakarta everyday receive and handle incoming letters about 10-15 letters. Within 2 months when the writer was there, she handle more than 600 letters.